Perdido en el ciberespacio

Perdidos en el ciberespacio
A pesar de todas sus ventajas, los emails también pueden ser un gran medio de incomunicación


Por Jose Concepcion
En el mundo de los correos electrónicos (o emails) pueden cometerse errores catastróficos sencillamente porque se oprimió una tecla equivocada. Hay ejemplos de sobra: como la ocasión en que una empleada recién contratada de la oficina de la presidenta de la Cámara de Representantes de los Estados Unidos, Nancy Pelosi, envió un email colectivo y, por equivocación, incluyó la lista de nombres de todos los destinatarios en el renglón CC, en vez del BCC.
El CC quiere decir Carbon Copy, aunque a veces se traduce también como Courtesy Copy. En ese renglón se incluyen los recipientes que uno desea que estén enterados de quiénes más recibieron el mismo mensaje.
En el BCC (Blind Carbon Copy) se incluyen los recipientes que uno desea que se mantengan en la incógnita.
El resultado de esta equivocación fue que los periodistas que aparecían en la lista de recipientes del correo electrónico de la líder cameral obtuvieron de golpe y porrazo las direcciones de email de muchos de los contactos de la legisladora, muchos de ellos confidenciales o personales.


Se trata de un error bastante común, entre los muchos que han florecido junto a la oceánica popularidad de este medio comunicativo relativamente reciente.
Hasta se han publicado libros sobre el tema, tales como ‘Send: The Essential Guide to EMail for Office and Home’, de David Shipley y Will Schalbe (2007).
Junto a esta clase de problemas, sin embargo, hay otros no tan graves que, sin embargo, pueden nublar el soleado día de playa de la buena comunicación.
Entre estos: enviar el email a la persona equivocada (hay que precaverse en particular de los nombres parecidos), o el de utilizar un lenguaje inapropiado.
En este sentido, es importante distinguir entre las comunicaciones personales, que pueden ser juguetonas e informales, y las profesionales, explica Rosa Hernández, consultora de Comunicación Organizacional de Hewitt Associates, una empresa consultora de recursos humanos que, en efecto, asesora en este aspecto a empresas comerciales.
“Cuando uno le envía un email a un amigo”, dice, “evidentemente hay mucha más flexibilidad porque ya existe una relación de confianza”.
Es en las comunicaciones formales, sin embargo, que sí es necesario seguir unas reglas básicas que no entorpezcan la comunicación.
La básica, según la consultora Hernández, es una: “Aunque es una herramienta muy buena, el email (a nivel corporativo) no debe ser utilizado para comunicar algo, sino para anunciar, para aclarar...”.
Es decir, un email no debe ser demasiado extenso: porque la extensión excesiva puede ser tan ofensiva, a su manera, como un mensaje insultante.
Aparte de que no resultará efectiva: “Si usted envía un email en el que lo que quiere decir aparece en el cuarto párrafo, es probable que con la agenda tan cargada que todos tenemos hoy en día, no se lo vayan a leer”, explica Hernández.
Del mismo modo, un mensaje insultante debe ser atajado de una manera diferente en el plano profesional, señala Hernández.
“Yo siempre le hago una recomendación a mis clientes cuando se recibe una comunicación que no es ‘políticamente correcta’” comenta.
“Y ésta es que uno primero respire y cuente hasta 10 segundos. Y después, igual que ocurriría si a uno lo insultan en la calle, que uno se vaya más arriba... que no se ponga al mismo nivel”.
Lo indicado es enviar un mensaje en el que se diga que no se comprende bien el mensaje recibido y recomienda una conversación telefónica o una conversación en persona para aclarar la situación.
“Hay que ver que los emails provienen de todas partes y hasta de culturas muy diferentes”, explica Hernández. “Puede haber expresiones que en otros lugares sean normales, y a nosotros nos resulten ofensivas”.
Un nivel intermedio entre el personal y el profesional es el que podría existir, por ejemplo, en el campo de los emails románticos, particularmente en la etapa del ‘flirteo’ entre dos personas que se han conocido por internet.
Un artículo aparecido recientemente en la página IVILLAGE. com señala varios ‘pecados capitales’ que pueden cometer los ciber-románticos, tales como enviar sus mensajes a altas horas de la madrugada, pedir una foto casi al primer mensaje o incurrir en un exceso de sinceridad.
¿Cuáles son los aspectos negativos en todo esto?
Pues, en primer lugar, que la otra persona puede pensar que uno es un fiestero incurable si está mandando mensajes a las tres de la mañana; que es un atrevimiento pedir una foto sin haber suplido una de antemano, y que aunque siempre es recomendable decir la verdad (que ella es una madre soltera con tres hijos), no hay necesidad de que ésta se queje, con alguien que acaba de conocer por Internet, de que apenas puede dormir por las preocupaciones que ellos le ocasionan.
Por encima de todo, el artículo recalca que la etapa de los emails debe representar tan sólo una breve antesala de un encuentro en carne y hueso.
“Después de dos o tres mensajes, si hay un interés, usted debe ofrecer encontrarse en algún sitio para conocerse en persona”, afirma el escrito. “Si la otra persona sigue aplazando ese encuentro... olvídese de ella y pase a la siguiente”.
Para erso sólo hay que oprimir otra tecla: la de ‘delete’.